Dans une entreprise, lorsque le nombre d’opérations enregistrées en comptabilité devient important et que les mouvements comptables se multiplient, il faut recourir notamment aux comptes auxiliaires permettant d’assurer un meilleur suivi comptable des différentes opérations. C’est la comptabilité auxiliaire. Comment la définir et quelle en est son utilité ?
Comment se fait la comptabilité auxiliaire ?
La comptabilité auxiliaire (indispensable à la comptabilité d’engagement) peut être définie comme étant la gestion des comptes auxiliaires. Ils ne concernent que les comptes de tiers à savoir ceux des clients et fournisseurs. La création de ce type de compte se fait généralement à l’aide d’un logiciel de comptabilité. C’est ainsi qu’en comptabilité, certains comptes généraux peuvent se décliner en comptes auxiliaires. Ils permettent de regrouper essentiellement des comptes de tiers de même nature sous un numéro de compte général (compte 411 clients et 401 fournisseurs).
Quels sont les mouvements de la comptabilité auxiliaire ?
Les mouvements de ces comptes sont multiples, le code numérique permet donc bien de les caractériser. On peut accéder à ces comptes grâce au numéro du compte général, au numéro du compte auxiliaire, ou à une date de saisie ou encore à celle d’édition d’une facture ou de son montant. Cette subdivision va donc permettre d’assurer un meilleur suivi de ces différents comptes concernant les factures et les paiements. Chaque compte auxiliaire inclut alors la date de l’opération, le numéro du compte général, le numéro du compte auxiliaire qui aura été défini à partir d’une codification pouvant être propre à l’entreprise. Donc, l’utilisation des comptes auxiliaires parfaitement paramétrés va permettre de ne pas se perdre dans sa comptabilité, de limiter le nombre d’écritures par comptes de tiers, de gagner du temps lors de la révision des comptes, de faciliter le lettrage des comptes de tiers, de bien préparer le bilan annuel.
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Où sont inscrits les comptes auxiliaires ?
Les comptes auxiliaires font partie du grand livre général, néanmoins, il n’est retranscrit dans le grand livre général que le solde total des comptes clients et fournisseurs. La comptabilité auxiliaire facilite la préparation des opérations de bilan puisque les différentes écritures comptables saisies par journalisation ressortent plus nettement. Elles peuvent être modifiées en permanence sauf pour les périodes clôturées. Cette comptabilité auxiliaire permet de vérifier l’état des factures en cours (réglées ou en cours), d’identifier les factures fournisseurs qui sont dues, de repérer d’éventuels doublons ou des factures qui n’auraient pas encore été éditées, d’éditer des comptes auxiliaires à partir de différents critères (écriture non lettrée, justificatif de soldes, etc.) et de contrôler la balance générale à partir des balances auxiliaires ainsi lorsque l’entreprise fera une « consultation de comptes », elle aura le détail des opérations réalisées avec chaque client et fournisseur concerné. Bien que celles-ci ne soient pas obligatoires, elles restent néanmoins des documents pertinents pour la gestion de l’entreprise puisqu’elle va dès lors être utile pour connaître ainsi en temps réel les dettes envers les fournisseurs mais également les créances détenues vis-à-vis des clients. Elles permettent donc de visualiser rapidement toutes les transactions enregistrées avec un tiers. La gestion de la trésorerie de l’entreprise et surtout sa prévision en sera largement facilitée.
L’utilisation de comptes auxiliaires clients et fournisseurs est indispensable lorsque la comptabilité d’une entreprise comporte de nombreuses écritures. Il s’agit d’une technique comptable qui va demander l’aide d’un expert-comptable, vous pouvez désormais faire votre devis gratuit en ligne avec Naolink.