Vous êtes boulanger, coiffeur, épicier, boucher, restaurateur, esthéticien ou exercez un métier nécessitant le paiement en espèces de vos clients ? Il vous incombe alors d’enregistrer ces règlements. Bien souvent, vous réalisez cette tâche au travers de votre caisse enregistreuse. Nous allons, au travers de cette article, revenir tout d’abord sur la notion de caisse enregistreuse (définition et enjeux) puis expliquerons ensuite la solution Naolink, comptable en ligne, pour déclarer à son expert comptable le « ticket Z » de la caisse.
Caisse enregistreuse : définition et enjeux
Composée d’une calculatrice, d’un clavier, d’un tiroir-caisse et d’une imprimante (ou parfois même écran tactile) ; la caisse enregistreuse est l’outil premier des commerçants (coiffeurs, restaurateurs, boulangeries, fleuristes…). En effet, elle permet d’enregistrer les achats effectués par chaque client.
Les avantages des caisses enregistreuses sont nombreux puisqu’elles permettent :
- Une sécurisation en cas de contrôle fiscal. En effet, les différentes transactions y sont sauvegardées et archivées.
- Une limitation du risque d’erreurs. La digitalisation du processus permet de réduire les potentielles erreurs qui peuvent être faite au cours d’une journée chargée.
- Un véritable gain de temps. Chaque achat est traité plus rapidement puisque l’impression du ticket de caisse et le paiement sont automatisés. Outre les avantages qu’offrent les caisses enregistreuses, elles sont soumises à certaines mentions légales. Parmi ces mentions on retrouve l’article 88 de loi ou loi antifraude à la TVA. Cette dernière spécifie que pour tout non-respect de ces conditions, l’amende s’élève à 7500 €. La caisse enregistreuse doit aussi suivre les règles de certification NF525. Les plus importantes sont les suivantes :
- La sécurisation et l’archivage des données enregistrés liés à l’encaissement
- Une trace des enregistrements des pièces justificatives
- Un journal regroupant les actions techniques
- L’apparition sur le ticket du numéro de certificat et de la signature de la société
NB : Des solutions de caisses enregistreuses possèdent une fonctionnalité informatique d’export de l’ensemble des opérations saisies. Nous déconseillons en général la transmission de ce fichier à l’expert comptable. Pourquoi ? Parce que l’intégration d’un tel fichier dans le logiciel de comptabilité du cabinet reviendrait à reproduire en comptabilité les potentielles erreurs de caisse. À titre d’exemple, prenons un restaurateur encaissant une table de 4 couverts. Si, le ticket de caisse indique que les 4 ont réglé en carte bancaire alors que la réalité est toute autre (2 en cartes bancaire, 1 en espèces, 1 en chèque déjeuner par exemple), le fichier ne reflèterait alors pas le bon total par moyen de paiement.
Qu’est ce que le ticket Z ou autrement appelé Z de caisse ?
D’un point de vue opérationnel, un vocable est essentiel : le ticket Z (ou Z de caisse). Il s’agit d’un état récapitulatif clôturant chaque jour d’activité. Cet état reprend les totaux des recettes de la journée en TTC ventilés par moyen de paiement. Justificatif en cas de contrôle fiscal, contrôle des erreurs de caisse ou encore traçabilité du chiffre d’affaires quotidien font partie des objectifs du ticket Z. En tant qu’artisan ou commerçant utilisateur d’une caisse enregistreuse, il est indispensable et obligatoire de communiquer de le contenu de ce ticket Z à son expert comptable afin que celui-ci puisse réaliser la comptabilité. Ce ticket Z est officiel, définitif et non modifiable. L’édition de ce dernier en fin de journée clôture la période concernée et réinitialise les compteurs de la caisse enregistreuse. Ce ticket contient différents éléments comme :
- Le nom du responsable de l’encaissement
- Le montant des différentes ventes
- Le type de règlement utilisé pour l’achat : Carte bancaire, espèces, chèque, ticket restaurant, carte cadeaux…
- Le montant de la TVA
Le ticket Z peut être précédé d’un ticket X ou X de caisse. Souvent édité en milieu de journée, le X de caisse permet d’avoir un premier compte rendu des recettes à un moment donné de la journée. Contrairement au ticket Z, le X de caisse est un document provisoire et préliminaire. Il est donc modifiable. L’intérêt de ce dernier est qu’il permet de faire des vérifications avant d’éditer le Z de caisse.
La gestion digitale de votre ticket z grâce à l’expert comptable en ligne Naolink
En tant que cabinet comptable en ligne, Naolink propose aux commerçants un masque de saisie du fameux ticket Z. Cette prestation fait partie de l’offre comptable pour commerçant proposée par l’expert comptable en ligne Naolink.
Voici la liste de ces fonctionnalités :
- Une fonctionnalité de saisie intuitive puisqu’il suffit de renseigner lors de chaque fin de journée les informations du ticket Z (Rappel : comme expliqué plus haut, ce mode opératoire permet d’éviter de reproduire en comptabilité, les potentielles erreurs de caisse).
- Un tableau de bord de votre activité dans lequel il est possible de visualiser vos jours d’ouverture et d’avoir une vision d’ensemble permettant ainsi de comparer vos journées et d’analyser facilement vos opérations. Vous observez facilement votre chiffre d’affaire ou le panier moyen par exemple.
- Une fonctionnalité « Etats » qui permet d’avoir accès à un véritable récapitulatif mensuel des opérations comme les crédits clients, une synthèse de TVA et un journal des évènements.
En complément de la caisse enregistreuse, Naolink propose de nombreux outils dédiés aux commerçants comme un logiciel de création et édition de devis et factures ; un logiciel de gestion des notes de frais ; ou encore une application IOS ou Android pour piloter simplement la vie quotidienne de son commerce.
Au delà de ces fonctionnalités et de ces outils, Naolink, expert comptable en ligne, propose une offre comptable globale et sur-mesure pour les commerçants. Avec la comptabilité d’engagement précise et complète, l’accompagnement et les 4 rendez-vous de conseils par an, vous profiterez d’un suivi de qualité de la part des équipes comptables Naolink. Les commerçants peuvent également profiter d’un accompagnement sur les missions Ressources Humaines, Juridiques et Fiscales proposées par Naolink.
Pour conclure, les caisses enregistreuses sont une réelle innovation pour les commerçants, offrant de nombreux avantages. Elles sont aussi sujettes à différents aspects légaux (TVA, NF525…). Le cabinet d’expertise comptable en ligne Naolink propose un module permettant de déclarer à son expert comptable le ticket Z généré par la caisse enregistreuse. Au-delà de cet aspect « déclaratif », l’outil proposé par Naolink propose des fonctionnalités avancées facilitant le pilotage du business par l’entrepreneur : tableau de bord, états comparatifs…
Vous souhaitez en savoir + sur les solutions proposées par Naolink ? N’hésitez pas à faire votre devis comptable gratuit sur notre site !