Vous êtes salarié ou dirigeant d’entreprise et utilisez votre véhicule personnel dans le cadre de votre activité professionnelle ? Les frais kilométriques qui sont engagés à titre professionnel peuvent vous être remboursés par votre société, sous conditions. Découvrez lesquelles avec votre expert-comptable en ligne Naolink.
Les conditions de remboursement des frais kilométriques
Pour bénéficier de l’avantage que procurent les indemnités kilométriques, il faut remplir certaines conditions :
- Le véhicule utilisé doit être personnel : la carte grise doit être enregistrée au nom du salarié (s’il appartient à l’entreprise, les indemnités kilométriques ne pourront être appliquées)
- Les déplacements doivent être de nature professionnelle uniquement (des trajets effectués à titre personnel ne pourront être pris en compte)
- Les frais de déplacements doivent être impérativement justifiés par un besoin de l’entreprise (s’ils ne sont pas effectués dans le seul intérêt de l’entreprise, ces indemnités ne pourront pas s’appliquer)
Conseil : il est fortement recommandé d’être rigoureux dans la tenue de ses déplacements. Nous vous conseillons, par conséquent, de bien noter chaque déplacement effectué pour le compte de l’entreprise avec votre véhicule personnel (jour et heure du déplacement, itinéraire : lieu départ-lieu d’arrivée, nombre de kilomètres, nom du client, immatriculation de votre véhicule, parking, entretien du véhicule) et de conserver toutes les factures liées.
Les frais pris en compte dans le barème
les frais pris en compte dans le barème de calcul des indemnités kilométriques sont :
- l’assurance du véhicule
- le carburant
- tout ou partie des frais liés à l’entretien du véhicule
- la récupération de la TVA sur les frais liés aux déplacements
En conclusion, les dépenses liées au véhicule pourront être prises en compte à condition que son utilisation ait été faite dans le cadre professionnel, en dehors du lieu de travail.
Le fonctionnement des indemnités kilométriques
Le fonctionnement des indemnités kilométriques est régi par l’administration fiscale : c’est le « barème kilométrique ». Celui-ci suit un calcul très spécifique. Chez Naolink, vous aurez à disposition une application qui vous permettra de calculer automatiquement votre kilométrage, base de calcul de vos indemnités en seulement quelques étapes :
- Entrez l’adresse de départ et l’adresse d’arrivée
- Votre application se connecte directement à votre GPS (Waze, Plan, Google Maps ou autre)
- Votre note sera ensuite calculée automatiquement en fonction du taux auquel vous êtes soumis
Pour en savoir plus, n’hésitez pas à contacter l’expert-comptable en ligne Naolink!